Cómo montar una cafetería o brunch: plan de negocio y números

Resumen: Una cafetería vive del ticket medio bajo y la rotación de mesas: el café solo no paga el local. La clave está en cuántas veces gira cada mesa y en la venta cruzada (brunch, tostadas, pastelería). El margen del café es alto por taza, pero insuficiente por sí solo.

¿Para quién? Quien abre una cafetería o brunch y necesita el plan de negocio antes de firmar el local.

Qué es montar una cafetería (en una frase)

Montar una cafetería es montar un negocio de rotación: vendes poco por ticket y necesitas que la mesa gire varias veces. El café de especialidad, la terraza y el brunch son el atractivo, pero el plan de negocio se decide en el ticket medio y las vueltas por mesa.

Antes de seguir: transparencia

El recurso que recomiendo al final es de nuestro propio ecosistema, AI Chef Pro (el mismo grupo que Miselup y Timlup). Lo digo antes de recomendarlo: es nuestro. Y lo que sigue es lo que le contaría a un cocinero que me preguntara por esto.

El concepto: qué cafetería vas a montar

• Café de especialidad: ticket algo más alto, público que valora el origen y el método. Exige barista y materia prima más cara; el margen por taza sigue sin pagar solo el local.
• Cafetería tradicional: café, tostada, pincho, refresco. Ticket bajo, mucha rotación, dependencia del paso y de la hora del desayuno.
• Brunch: ticket más alto (plato + café + extra), pero con pico de fin de semana, más elaboración y más desperdicio. No es “una cafetería con huevos”: es otra operativa.

El error es querer las tres a la vez. Elige una y diseña la carta y la barra para ella.

El local y la licencia

• Paso y visibilidad. La cafetería vive del cliente que pasa. Un local escondido con buena terraza puede funcionar; un local escondido sin terraza, casi nunca.
• Terraza. Si la hay, cambia los números (más mesas, más rotación en buen tiempo) y también la licencia: se pide por escrito al ayuntamiento.
• Extracción y humos. Si vas a hacer brunch con cocina, necesitas extracción viable; si solo calientas y montas, la exigencia es menor. Decide antes de firmar.
• Licencia. Depende del municipio y se pide por escrito. Negocia una salida sin penalización si no sale.

Los números: ticket, margen y rotación

El margen del café por taza es alto (la materia prima de un café es una fracción del precio de venta), pero el ticket es tan bajo que el café solo no cubre el local. Ejemplo redondo para verlo: café a 2 € con coste de materia prima de unos 0,30 € “deja” 1,70 €, pero con 50 tazas al día son 85 € de margen bruto, y de ahí salen alquiler, personal, suministros y merma. Lo que paga el negocio es la rotación (que la mesa gire) y la venta cruzada (tostada, pastelería, brunch, bebida).

Haz el escandallo de cada referencia y calcula tu food cost: en un brunch, el desperdicio es una partida real, no un accidente.

La operativa: barra, personal y desperdicio

• La barra manda. El mise en place de barra (cafés, leches, vasos, vitrina) decide la velocidad del servicio y, con ella, la rotación.
• Personal. En una cafetería, la barra y la sala suelen ser la misma persona en horas valle. Presupuesta el coste de empresa, no el neto.
• Desperdicio. El brunch desperdicia: producto fresco que no sale, fruta, pan. Si no lo mides, se come el margen.

Errores que hunden una cafetería

• Poner “especialidad” y cobrar de barrio sin tener claro el público ni el coste del barista.
• Vivir del café solo y despreciar la venta cruzada.
• No medir la rotación: una mesa ocupada una hora con un café es un agujero.
• Montar brunch sin contar el desperdicio ni el pico de fin de semana.
• Firmar el local sin terraza ni paso, confiando en “que ya vendrá la gente”.

Si vas a hacerlo, la parte de números

El recurso que cubre lo que no se improvisa es Plan de Negocio: Cafetería / Brunch (AI Chef Pro, 29 €).

Según nuestro catálogo es un plan de negocio completo para abrir una cafetería o brunch en España, con plan financiero en Excel. Eso es lo que dice la ficha; no prometo más de lo que está. El precio es 29 €, el del catálogo.

Para la operativa del día a día, existe un complemento: Tareas Recurrentes: Cafetería / Brunch (AI Chef Pro, 12 €) — 463 tareas + inventarios con fórmulas (apertura/cierre, barista, vitrina, brunch).

Para quién NO es:

• Si ya tienes la cafetería abierta y buscas optimizar, esto es para abrir, no para operar.
• Si tu problema es aprender a hacer café, no es un curso de barista.
• Y no sustituye la licencia: la normativa de tu ayuntamiento es pública.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta montar una cafetería?

Depende del local, de si hay terraza y de si montas cocina para brunch. Presupuesta por partidas (local, obra, máquina de café y barra, mobiliario, colchón) con tus presupuestos reales.

¿Cuántos cafés hay que vender al día para vivir de esto?

No se piensa en cafés, se piensa en ticket y rotación: divide tus fijos mensuales entre el margen bruto por ticket. Con ticket bajo, el número de tickets necesarios es alto; por eso la venta cruzada y la rotación mandan.

¿Merece la pena el café de especialidad?

Depende del público de la zona y de si puedes pagar el barista y la materia prima. El especialidad sube el ticket, pero no sustituye la rotación: sigue haciendo falta que la mesa gire.

¿El brunch es más rentable que una cafetería normal?

Tiene ticket más alto, pero más elaboración, más personal y más desperdicio, con pico concentrado en fin de semana. Es más rentable solo si controlas el desperdicio y la operativa del pico.

¿Necesito cocina para montar una cafetería?

Para café y tostadas, no necesariamente; para brunch con platos, sí, y eso añade extracción, licencia e inversión. Decide el concepto antes de firmar el local.

Para seguir

La lógica de negocio es parecida a la de un restaurante pero con ticket bajo y rotación: el detalle está en cómo montar un restaurante. Y el número que sostiene todo es el escandallo.

Los libros que sirven para montar una cafetería

Una cafetería no se monta con un libro de recetas de café: se monta sabiendo por qué lo que sirves sale distinto cada mañana y teniendo un recetario de fondo para lo que acompaña a la barra. Los dos libros de abajo cubren esas dos cosas, y el criterio de elección es si tu duda es de producto o de carta.

El café se sirve con margen o no se sirve: el número que lo decide está en el escandallo y el resto del montaje, en cómo montar un restaurante.

La maquinaria de una cafetería

En una cafetería el negocio se decide en tres máquinas, y las tres se compran por capacidad de trabajo por hora, no por marca. Lo que sigue son búsquedas genéricas de Amazon, sin marca ni modelo, porque el precio del día no se puede verificar y cada barra trabaja un volumen distinto. Los criterios van antes de cada enlace: primero cuánto puede producir la máquina por hora y después lo que cuesta mantenerla limpia.

• Cafetera profesional: es el corazón del negocio y la que marca cuántos cafés por hora puedes servir. El criterio es el número de grupos y que la caldera aguante el pico de la mañana. Buscar y comparar cafeteras profesionales de hostelería.
• Molinillo de café profesional: el café se estropea en el molino, no en la máquina, y moler al momento es lo que diferencia una cafetería de una tienda. El criterio es muelas planas y dosificador regulable. Buscar y comparar molinillos de café profesionales.
• Vitrina expositora refrigerada: la bollería y los bocadillos se venden porque se ven, y sin vitrina se vende la mitad. El criterio es que enfríe de verdad y que se limpie sin desmontarla entera. Buscar y comparar vitrinas expositoras refrigeradas.

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